سياسة الشكاوى

تلتزم مجلة كلية المأمون الجامعة بالتعامل مع جميع الشكاوى بأسلوب مهني، وعادل، وشفاف، وبسرية تامة؛ بما يضمن حماية حقوق الباحثين، والمراجعين، والقراء، وأعضاء هيئة التحرير، ويصون في الوقت ذاته الاستقلالية التحريرية ونزاهة النشر العلمي.

تُنظم هذه السياسة إجراءات تقديم الشكاوى، وفحصها، والتحقيق فيها، والبت فيها فيما يتعلق بتقديم البحوث، وعمليات التقويم العلمي (التحكيم)، والإجراءات التحريرية، وأخلاقيات النشر، والسرية، والمحتوى المنشور، والالتزام بسياسات المجلة المعتمدة.

أولاً: نطاق الشكاوى

تُنظر المجلة في الشكاوى المتعلقة بالنقاط التالية:

• التأخير غير المبرر في فحص البحث، أو التقويم العلمي، أو إصدار القرار التحريري.

• وجود خلل إجرائي واضح في إدارة البحث أو تنظيم عملية التقييم والتحكيم.

• خرق سرية البحث، أو تقارير التحكيم، أو البيانات الشخصية للباحثين أو المحكمين.

• حالات الاشتباه بالانتحال العلمي (Plagiarism)، أو النشر المزدوج، أو التقديم المتزامن لمجلات متعددة، أو تزوير البيانات وتلفيقها.

• وجود أخطاء جوهرية أو معلومات غير موثوقة في المقالات المنشورة.

• وجود تضارب في المصالح غير معلن عنه يخص الباحث، أو المحكّم، أو المحرر.

• السلوك غير المهني أو غير اللائق في المراسلات، أو تقارير التحكيم، أو الإجراءات التحريرية.

• سوء استخدام بيانات الباحثين أو المحكمين، أو استخدام المحتوى غير المنشور.

• أي مخالفة محتملة لسياسات المجلة التحريرية أو الأخلاقية المنشورة.

تنبيه: عدم رضا الباحث عن قرار رفض البحث أو عن ملاحظات المحكمين لا يُعد - بحد ذاته - شكوى؛ ما لم يكن مستنداً إلى خلل إجرائي أدى للرفض، أو انتهاك أخلاقي، أو دليل واضح على عدم تطبيق سياسة المجلة بشكل صحيح. أما الاعتراضات العلمية على القرارات التحريرية فتخضع لـ سياسة الاستئناف (Appeals Policy) الخاصة بالمجلة.

ثانياً: آلية تقديم الشكوى

تُقدّم الشكاوى رسمياً عبر نظام المجلات المفتوحة (OJS) الخاص بالمجلة أو من خلال البريد الإلكتروني الرسمي المعلن في صفحة (اتصل بنا).

يجب أن تتضمن الشكوى - بقدر الإمكان - البيانات التالية:

1. الاسم الكامل للمشتكي، وصفته الأكاديمية، وجهة انتسابه، وبيانات الاتصال الرسمية.

2. عنوان البحث وركم التعريف الخاص به في النظام، أو عنوان المقال المنشور ورابطه أو المعرف الرقمي (DOI).

3. وصف واضح ودقيق ومحدد لموضوع الشكوى.

4. تاريخ وقوع الحدث أو تاريخ اكتشافه.

5. أي أدلة، أو وثائق، أو مراسلات داعمة للشكوى.

6. بيان الإجراء أو الحل المطلوب من قبل المشتكي.

علماً بأن الرسائل الواردة عبر تطبيقات التواصل الاجتماعي لا تُعد شكاوى رسمية، ويجب إعادة تقديمها عبر القنوات الرسمية لغرض التسجيل والمتابعة.

ثالثاً: الشكاوى مجهولة المصدر

يجوز للمجلة النظر في الشكاوى مجهولة المصدر إذا كانت تتضمن معلومات محددة وأدلة واضحة وقابلة للتحقق تتعلق بانتهاكات علمية أو أخلاقية جسيمة.

قد يتعذر إجراء التحقيق إذا كانت الشكوى مجهولة المصدر تفتقر إلى التفاصيل الكافية أو لا تتيح وسيلة للتواصل لطلب التوضيحات. ومع ذلك، لا تُرفض الشكوى لمجرد عدم إفصاح المشتكي عن هويته طالما كانت الأدلة المرفقة موثوقة وقابلة للفحص المستقل.

رابعاً: التسجيل والتقييم الأولي

تلتزم المجلة بإشعارات المشتكي باستلام الشكوى خلال مدة لا تتجاوز خمسة (5) أيام عمل، مع تزويده برقم مرجعي للمتابعة.

تخضع كل شكوى لتقييم أولي لتحديد الآتي:

• مدى دخول الموضوع ضمن اختصاص ومسؤولية المجلة.

• وضوح الوقائع والادعاءات المطروحة.

• توفر المعلومات والأدلة الكافية لبدء الفحص.

• ما إذا كانت الشكوى قد حُسمت سابقاً دون تقديم أدلة أو معلومات جديدة.

• ما إذا كانت الشكوى تتضمن إساءة شخصية، أو تهديدات، أو اتهامات عامة غير قابلة للإثبات.

يحق للمجلة طلب معلومات إضافية قبل بدء التحقيق. وفي حال كانت الشكوى خارج نطاق اختصاص المجلة، يتم إبلاغ المشتكي وتوجيهه - إن أمكن - إلى الجهة المختصة.

خامساً: الاستقلالية وتجنب تضارب المصالح

يُعهد بفحص الشكوى والتحقيق فيها إلى شخص أو لجنة ليست لها أي علاقة مباشرة أو مصلحة بالموضوع محل الشكوى. ويتوجب على أي محرر أو عضو في هيئة التحرير لديه تضارب في المصالح التنحي عن النظر في الشكوى.

• الشكوى ضد عضو هيئة التحرير: تُحال الشكوى مباشرة إلى رئيس التحرير أو إلى عضو مستقل لم يكن طرفاً في الموضوع.

• الشكوى ضد رئيس التحرير: تُحال الشكوى مباشرة إلى عمادة كلية المأمون الجامعة أو إلى لجنة أكاديمية مستقلة مخولة؛ ولا يشارك رئيس التحرير في إجراءات التحقيق أو اتخاذ القرار.

لا يحق للمشتكي المطالبة بالكشف عن هوية المحكمين أو الاطلاع على البيانات السرية التي تحميها سياسة التقويم العلمي المزدوج التعمية (Double-Blind Peer Review).

سادساً: التحقيق والفحص

حسب طبيعة الشكوى، تتخذ المجلة واحداً أو أكثر من الإجراءات التالية:

1. مراجعة سجلات تقديم البحث، وتقارير التحكيم المزدوج التعمية، والقرارات التحريرية، والمراسلات ذات الصلة.

2. طلب توضيحات أو ردود رسمية من الباحثين، أو المحكمين، أو المحررين، أو الأطراف ذات الصلة.

3. استشارة خبير أو أخصائي مستقل للرأي في الجوانب العلمية أو الأخلاقية للشكوى.

4. مطابقة الادعاءات مع سياسات المجلة المعلنة والوثائق والأدلة المتاحة.

5. التواصل مع المؤسسة الأكاديمية التي ينتسب إليها الباحث أو الجهات المختصة عند الحاجة لإجراء تحقيق مؤسسي.

6. تعليق معالجة البحث أو إجراءات نشره مؤقتاً عند وجود دواعي جادة تتطلب التحقيق قبل استكمال الإجراءات.

7. الحفاظ على سرية التحقيق وعدم إشهار الادعاءات قبل الانتهاء من فحصها وتدقيقها.

تمنح المجلة الأطراف المعنية فرصة معقولة للرد على الادعاءات قبل اتخاذ القرار النهائي، ما لم تكن هناك أسباب قانونية أو أخلاقية تمنع ذلك.

سابعاً: نتائج البت في الشكوى

بعد انتهاء التحقيق، تتخذ المجلة القرار المناسب، والذي قد يتضمن:

• حفظ الشكوى: عند عدم ثبوت الادعاءات أو عدم كفاية الأدلة.

• التوضيح الإجرائي: تقديم توضيح رسمي حول الإجراء التحريري أو السياسة المتبعة.

• تصحيح الخلل: تصحيح الخطأ الإجرائي أو إعادة مرحلة معينة من تقييم البحث وتحكيمه.

• إعادة التكليف: تغيير المحرر أو المحكم في حال ثبوت تضارب المصالح أو عدم الحيادية.

• التقييم الإضافي: طلب تقييم علمي إضافي من خبير مستقل.

• التصحيح والبيانات: تصحيح المعلومات في البحث أو على موقع المجلة الإلكتروني.

• الإشعارات الرسمية: نشر بيان تصحيحي (Erratum)، أو بيان قلق (Expression of Concern)، أو سحب المقال (Retraction) وفقاً لسياسة المجلة الخاصة بالمحتوى المنشور.

• رفض البحث: رفض البحث أو إيقاف إجراءات نشره في حال ثبوت الانتهاك الأخلاقي قبل النشر.

• الإحالة المؤسسية: إحالة الموضوع إلى المؤسسة الأكاديمية أو الجهة المختصة في حالات المخالفات الجسيمة أو المتكررة.

• الإجراءات الإدارية: اتخاذ إجراء إداري مناسب بحق أي طرف في العملية التحريرية يثبت انتهاكه لسياسات المجلة.

ثامناً: الإطار الزمني لمعالجة الشكاوى

تسعى المجلة إلى إنجاز التقييم الأولي للشكوى خلال خمسة عشر (15) يوم عمل، وإصدار الرد النهائي خلال ثلاثين (30) يوم عمل من تاريخ استيفاء جميع المعلومات والأدلة المطلوبة.

في الحالات المعقدة التي تتطلب استشارات علمية دقيقة أو تواصل مع مؤسسات خارجية، قد تمتد فترة التحقيق. وفي هذه الحالة، يُبلغ المشتكي بأسباب التأخير ومراحل العمل المتحققة، مع تزويده بتحديثات دورية.

يكون الرد النهائي كتابياً ورسمياً، ويوضح نتيجة الفحص والإجراءات المتخذة في حدود ما تسمح به قوانين السرية وحماية البيانات.

تاسعاً: طلب إعادة النظر (الاستئناف على قرار الشكوى)

يحق للمشتكي التقدم بطلب لإعادة النظر في نتيجة الشكوى لمرة واحدة فقط، خلال خمسة عشر (15) يوم عمل من تاريخ إبلاغه بالقرار، بشرط أن يستند الطلب إلى:

• وجود خلل إجرائي جوهري في معالجة الشكوى نفسها.

• ظهور أدلة جديدة لم تكن متاحة أثناء التحقيق الأصلي.

• وجود تعارض واضح بين القرار المتخذ وسياسات المجلة المنشورة.

تُحال طلبات إعادة النظر إلى لجنة أو شخص مستقل لم يشارك في اتخاذ القرار الأول. وتجدر الإشارة إلى أن تكرار الحجج ذاتها دون تقديم أدلة أو مبررات جديدة لن يؤدي إلى إعادة فتح التحقيق.

عاشراً: السرية وحماية البيانات

تتعامل مجلة كلية المأمون الجامعة مع جميع الشكاوى والمراسلات والوثائق ذات الصلة بسرية تامة، ويقتصر الاطلاع عليها على الأشخاص المخولين بالتحقيق واتخاذ القرار فقط.

تُستخدم البيانات والمعلومات المقدمة لغرض فحص الشكوى وحماية نزاهة النشر العلمي فقط. ولا يُكشف عن الحد الأدنى من المعلومات إلا للجهات المؤسسية المختصة إذا استدعت طبيعة التحقيق ذلك. وتُحفظ سجلات الشكاوى بشكل آمن لأغراض التوثيق والتطوير الإجرائي.

حادي عشر: حماية المشتكين

إن تقديم الشكوى بحسن نية لن يعود بأي أثر سلبي أو تمييزي أو تأثير غير لائق على الباحث، سواء في بحوثه الحالية أو المستقبليّة، أو في تعاملاته مع مجلة كلية المأمون الجامعة.

تلتزم المجلة بعدم اتخاذ أي إجراء ضد أي شخص يقدم معلومات دقيقة أو يثير مخاوف أخلاقية مشروعة، حتى لو لم يثبت التحقيق وجود مخالفة في النهاية.

ثاني عشر: الشكاوى الكيدية أو المسيئة

تحتفظ المجلة بحق إغلاق الشكوى دون اتخاذ إجراءات بشأنها إذا تبين أنها:

• كيدية أو قُدمت بغرض الإساءة والتشهير وإلحاق الضرر بالسمعة.

• تتضمن تهديدات، أو لغة مسيئة، أو انفعالية غير لائقة.

• قائمة على ادعاءات عامة ومبهمة دون تقديم أدلة قابلة للتحقق.

• تكرار لشكوى سابقة تم البت فيها دون تقديم أدلة جديدة.

• تهدف إلى الضغط غير المشروع على المجلة للتأثير على القرارات التحريرية.

علماً بأن إغلاق الشكوى المسيئة لا يمنع المجلة من فحص أي أدلة علمية أو أخلاقية موثوقة قد تكون وردت ضمنها بشكل مستقل.

ثالث عشر: التحسين المستمر لإجراءات المجلة

تقوم هيئة التحرير بمراجعة الشكاوى الدورية ونتائجها لغرض تطوير آليات تقديم البحوث، وتحسين جودة التقويم العلمي، وتقليل فترات التأخير، وتعزيز الشفافية والنزاهة والموثوقية في جميع عمليات مجلة كلية المأمون الجامعة